Политика использования мессенджеров

1. Общие положения

1.1. Настоящая Политика определяет правила использования мессенджеров при взаимодействии с ООО «ОКУЛЯРЫ» адрес: Россия, 150062, г. Ярославль, проспект Машиностроителей, д. 7, ИНН 7606128058, КПП 760601001, ОГРН 1227600003564, тел.: +7 (995) 633-52-12, okulyary.pro@yandex.ru, в том числе при использовании сайта https://okulyarypro.ru/и любых иных цифровых каналов Компании.
1.2. Политика действует в отношении:

- сотрудников и подрядчиков ООО «ОКУЛЯРЫ»;

- контрагентов, клиентов и иных третьих лиц, использующих мессенджеры для коммуникации с Компанией.
1.3. Цели Политики:

- обеспечение информационной безопасности и защиты персональных данных;

- упорядочивание рабочих коммуникаций;

- минимизация рисков утечки конфиденциальной информации и юридических споров.

2. Официальные каналы связи

2.1. Официальными каналами для деловой переписки ООО «Окуляры» признаются:

- корпоративный мессенджер MAX;

- электронная почта okulyary.pro@yandex.ru;

- форма обратной связи на сайте https://okulyarypro.ru/ (с учётом правил обработки персональных данных).
2.2. Для взаимодействия с клиентами и контрагентами Компания может использовать мессенджеры, разрешённые к применению на территории РФ и включённые в реестр Минцифры. Перечень актуальных каналов публикуется на странице «Контакты» сайта okulyarypro.ru и обновляется приказом руководителя.
2.3. Сообщения, направленные через иностранные мессенджеры (Telegram, WhatsApp, Viber и иные сервисы из перечня Роскомнадзора), не считаются официальной перепиской с ООО «ОКУЛЯРЫ», если иное прямо не согласовано в договоре.

3. Правила использования мессенджеров сотрудниками

3.1. Сотрудники используют только утверждённые Компанией мессенджеры и учётные записи, созданные IT‑службой.
3.2. Обязательна двухфакторная аутентификация и соблюдение правил парольной политики.
3.3. Запрещается:

• передавать логины, пароли, токены и иные средства доступа третьим лицам;
• использовать рабочие учётные записи в личных целях;
• вести служебную переписку с личных аккаунтов.
  3.4. При использовании личных устройств для доступа к рабочим чатам сотрудник обязан обеспечить защиту устройства (PIN/биометрия, шифрование, блокировка экрана).

4. Правила обмена информацией

4.1. В мессенджерах допускается обмен информацией уровней «Открытая» и «Внутренняя».
4.2. Категорически запрещено передавать через мессенджеры:

- персональные данные клиентов и сотрудников, если это не предусмотрено отдельным регламентом обработки ПДн;

- сведения, составляющие коммерческую тайну;

- финансовые документы, платёжные реквизиты, сканы договоров без дополнительного согласования;

- пароли, ключи доступа, токены;

- файлы, подозрительные на наличие вредоносного ПО.
4.3. Если в чате случайно размещена конфиденциальная информация, сотрудник обязан немедленно уведомить IT‑отдел и ответственного за информационную безопасность.

5. Правила взаимодействия с контрагентами и клиентами

5.1. При переписке с клиентами и контрагентами сотрудники обязаны:

- указывать своё ФИО и должность;

- избегать неформального стиля, не допускать оскорблений и угроз;

- подтверждать важные решения (изменение сроков, стоимости, условий) по электронной почте или в договоре, а не только в мессенджере.
5.2. Переписка в мессенджерах не заменяет подписанный договор и не является безусловным доказательством согласования существенных условий, если стороны не закрепили иной порядок в договоре.

6. Хранение и удаление данных

6.1. Срок хранения переписки в рабочих чатах — 3 года с даты последнего сообщения.
6.2. По истечении срока данные удаляются в автоматическом или ручном режиме в соответствии с приказом руководителя.
6.3. Резервное копирование переписки осуществляется в защищённое корпоративное хранилище в соответствии с требованиями законодательства и внутренними регламентами.

7. Мониторинг и реагирование на инциденты

7.1. Действия пользователей в рабочих чатах логируются (вход, отправка/удаление сообщений, загрузка файлов).
7.2. Аудит логов проводится не реже одного раза в квартал либо при возникновении инцидента.
7.3. При выявлении нарушения (компрометация учётной записи, утечка данных, нарушение правил обмена информацией) сотрудник обязан незамедлительно сообщить в IT‑отдел.

8. Ответственность

8.1. За нарушение Политики сотрудники несут дисциплинарную ответственность вплоть до увольнения.
8.2. При причинении ущерба Компании возможна материальная ответственность в порядке, установленном законодательством.
8.3. В случае нарушения законодательства (в том числе 152‑ФЗ «О персональных данных», 98‑ФЗ «О коммерческой тайне») возможно привлечение к административной или уголовной ответственности.

9. Размещение и актуализация

9.1. Текст настоящей Политики публикуется на сайте https://okulyarypro.ru/ в разделе «О нас» /  «Лицензии и документы» / «Политика использования мессенджеров».
9.2. Изменения в Политику вносятся приказом руководителя и публикуются на сайте в течение 3 рабочих дней с даты утверждения.
9.3. Политика подлежит пересмотру не реже 1 раза в год, а также при изменении законодательства, смене используемых мессенджеров или после серьёзных инцидентов ИБ.